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如何开好新闻发布会  

2016-11-16 05:37:20|  分类: 默认分类 |  标签: |举报 |字号 订阅

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当公司有重大新闻事件要发生时,最好的传播方式就是召开新闻发布会,这是企业最常用的媒体公关方式。一场高质量的新闻发布会包括主题策划、发布会新闻通稿及相关发布稿件的撰写、传播阶段的设置、会前预热及会后深度传播;以及确定传播媒体,拟定邀请媒体名单及传播媒体名单和传播媒体的追踪与回馈;最后还要进行传播效果评估等。

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古人讲,预则立不预则废。因此,制订一个新闻发布会的执行方案很重要,必须把每一步流程规定好,从目标媒体邀请、嘉宾邀请、发布会场外景、接待处、会场布置、发言安排及顺序、专访安排等都得事先考虑周全。而且,每项工作的内容明细、现场到位时间和相应责任人都必须逐个明确无误,包括现场布置道具、背景音乐曲目、嘉宾演讲辞、主持人串词、记者提问参考及回答都安排好。

一般来说,会议时间安排在上午10点或下午3点,1-2小时,会议控制在1.5小时最为合适。其大致程序为:1、迎宾签到;2、分发资料;3、会议过程;4、会后活动;5、效果评估; 6、注意事项。会议的主题材料包括如下几个方面:

1、领导发言稿和新闻通稿;

2、企业宣传材料;

3、答记者问的备忘录和记者的提问提纲。为了达成会议目的,事先应充分讨论,统一认识、口径,专门班子起草,打印,分发给记者。

4、选定主持人和发言人。一般来讲,主持人由企业的宣传负责人担任;发言人由企业的主要负责人担任,并在发言人旁边配设助理人员。

5、确定邀请记者的范围和地域,以及文字、图片、录音等形式。在会前10日内送出送请柬,并于会前2天内全部电话落实完毕。

对于一个品牌度不高的企业,尤其是刚刚成立的公司来说,召开新闻发布会显得格外重要。通常,媒体记者把参加新闻发布会当成他们获得新闻线索的重要渠道和途径。细节决定成败,事先彩排会让你及时发现一些细微的考虑不周之处或者可执行问题,最好做个预案,尤其是一些关键环节,比如多一两只预备话筒、加一台拷贝了演讲资料的备用笔记本电脑等,尽量做到有备无患。最好聘请一位现场速记员,实录整个会场的答记者问并整理成文档,以便及时发布。

比如邀请媒体时,会前一天最好再次确认记者是否能准时到场,如果临时有事来不了,可请他推荐同事前来。在邀请函和电话里告知对方发布会详细地点和交通方式。为了统一口径,吸引关注,在新闻发布会之前对外界尤其是记者不能和盘托出,把什么信息都事先告诉他们。只要能给到足够引起他们重视并前来参加的信息即可,或者在邀请函中把会议内容作个简单的导语介绍。

新闻发布会现场布置需要营造一个与行业相匹配且让到场记者感觉舒适的环境。一个流程专业的新闻发布会,以及让记者感觉舒适的参会过程,有助于实现更高质量的传播,这是一种体验的魅力。发布会当天上午就在现场把布景和道具准备好,一定要在新闻发布会开始之前两个小时确认所有项目已到位,并按照流程进行彩排,把类似于递话筒、接电脑这些细节的准备工作做充分。同时,环境氛围很重要,比如场景布置、灯光、音乐、主持人、会议流程、迎来送往礼仪等。

一场新闻发布会的主持人起着关键的作用,要由反应敏捷、思维清晰,而且场面掌控能力强的人来担任,最好是由有经验的公司中高层管理人员或者外请专业主持人来担任。主持人的重要性还在于现场掌控,发布会一开始,除了主持人、嘉宾和记者,企业内部工作人员大声说话的机会就没有了。一旦现场出现意外情况,主持人就起到关键的作用。

记者专访是新闻发布会不可或缺的重要环节,通常安排在新闻发布会结束时。因此,尽量把新闻发布会一结束的专访留给那些主流媒体,尤其是那些新闻时效性强的电视记者或者日报记者,非现场的会后专访可以安排给周报或者杂志记者。因为专访通常会被记者认为是挖掘独家信息和深度素材的好机会,把这样的时间留给最有价值的媒体。另外,为了制造更大的影响力,通过对公益事业的赞助向社会公众传递有关信息,这也是提高企业形象的好方式。

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